¿Excel como herramienta de trabajo para todo?

¿El Excel como herramienta de trabajo para todo?

Últimamente en OrigamiSoft nos estamos encontrando con muchas empresas que nos solicitan ayuda para resolver problemas de gestión, organización, reporting o procedimientos que están llegando o han llegado a sus límites porque usan la herramienta equivocada: Excel.

Excel es una maravillosa herramienta, pero no sirve para todo

Crear una aplicación medianamente compleja con Excel normalmente NO suele ser una solución a largo plazo y siempre termina dando problemas.

Excel tampoco sirve para almacenar bases de datos pese a que tiene unos límites increíbles: 1.048.576 filas por 16.384 columnas. Precisamente ese límite de columnas nos debería dar a entender que las bases de datos no son su finalidad.

¿Habéis visto alguna vez una tabla de BD con 16.384 campos? Muchas veces vemos que si tienen demasiados campos es porque está mal diseñada y desde luego el límite de campos en Access o MySQL es muy muy inferior a ese. Así que no, desde luego Excel no se puede usar como Base de Datos.

Y ahora nos encontramos en la era de la digitalización, la era del teletrabajo, la era postcovid… donde muchos trabajadores están descentralizados, no comparten oficina ni servidores y…. ¡oh! trabajan con un maravilloso Excel como súper herramienta para todo. El fichero está a punto de explotar porque pesa 200Mb, no pueden usar la “herramienta” varias personas a la vez en remoto porque no es multiusuario ni es online. No pueden extraer informes adecuados a sus necesidades porque no permite hacer consultas complejas ni está bien diseñado el modelo de datos para ello. Se encuentran que tienen un histórico de información y datos de 10 años y no pueden exprimirlo al máximo ni hacer un reporting adecuado. Y ahí es cuando nos llaman… 😊


Desde este humilde artículo os aconsejamos, que antes de empezar un proyecto o herramienta informática de manera «independiente» en vuestro trabajo, lo analicéis bien. Sobre todo es muy importante preguntarse e imaginarse cómo será, cómo nos ayudará y cómo se manejará esa herramienta dentro de 10 años. Si la herramienta o los datos crecen exponencialmente mes tras mes, año tras año, posiblemente Excel no sea vuestra solución. Si la herramienta pretende extraer reports o kpis complejos, no es lo ideal. Y si la herramienta va a ser multiusuario, por favor, ya ni os lo planteéis.

Resumiendo, Excel NO sirve para:

  • Desarrollo de aplicaciones complejas.
  • Almacenaje de grandes cantidades de datos que deban poder consultarse, reportarse o actualizarse a menudo.
  • Ser utilizado por 2 o más personas a la vez.

Excel es una maravillosa herramienta para la creación de hojas de cálculo… pero no para aplicaciones complejas o volúmenes de datos muy grandes.

Si te encuentras en un problema similar o tienes dudas sobre cómo empezar tu pequeño proyecto, aplicación o base de datos… pregúntanos a nosotros o a cualquier empresa de desarrollo de software. A la larga ahorrarás tiempo, dinero y dolores de cabeza 😩.

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